Cómo implementar un WMS?
Cuando se trata implementar un Sistema de Gestión de Centros de Distribución (WMS), casi en todos los casos las estadísticas son impactantes, en cuanto a los tiempos de implementación, los factores no relevados y los inconvenientes que se generan a la hora de dar start-up al nuevo sistema.
Te ayudamos a identificar aquellos factores que deben considerarse e incluirse en el plan de implementación del WMS. Resulta elemental pero necesario decir que el conocimiento detallado de las tareas a incluir en el armado del plan del proyecto es esencial para asegurar el éxito. El estudio detallado de la herramienta a elegir y la confección de un Gantt preciso son clave al momento de pensar en comprar y comenzar a implementar el WMS.
Algunas estadísticas de mercado indican que sólo 44% se implementa dentro del presupuesto y el plazo estipulado. Y el 56% de las implementaciones fracasan o tienen resultados indeseados, se retrasan y resultan más caros que lo acordado inicialmente.
Lo ideal es contratar un llave en mano, donde todo está planificado, coordinado y supervisado.
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Problemas típicos de este tipo de implementaciones
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Entrenamiento deficiente en los what if. Lograr destreza en la resolución de los incidentes;
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Primero se debe instruir al personal en los procesos habituales: la recepción, el guardado, la preparación, el despacho, etc. Pero luego de conocer los procesos que se realizan cuando todo funciona, hay que entrenar al personal en la resolución de los problemas. Los What if. Es decir, de qué modo resuelvo una diferencia de stock cuando tengo que tomar tres unidades en la preparación y tengo sólo dos? Cómo resuelvo una diferencia en la recepción? Cómo le digo al sistema que hay mercadería mal rotulada o rota?
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Considerar que todo el esfuerzo en el entrenamiento de resolución de incidentes hará que en el lanzamiento el personal no se pare ante el primer problema y todo fluya.
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Datos logísticos de artículos con errores (cantidad de unidades por contenedor, peso, volumen, etc);
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Relevar los datos logísticos es una de las primeras tareas a realizar en el proyecto, y a veces no se logra resolver en tiempo y con la suficiente calidad. Los problemas de una información deficiente de estos datos hará que el wms decida incorrectamente y la operación se detenga. Es muy importante que estos datos logísticos (código EAN13, cantidad de unidades por contenedor, cantidad de unidades por bulto, medidas del sku, etc.) estén bien informados.
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Interfaces con testeos deficientes;
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Antes del go live debe haber personal previamente afectado a los testeos de integración del wms con el erp, testeos que garanticen el funcionamiento esperado del sistema integrado.
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Resistencia al cambio;
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La resistencia al cambio se resuelve con una adecuada capacitación y principalmente con un entrenamiento fuerte que logre la destreza del personal antes de lanzar.
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Riesgo de no llegar a tiempo a preparar los pedidos el día del lanzamiento. Riesgo de suspensión de las entregas o la facturación a clientes por horas o días; Riesgo de abortar el proyecto en el lanzamiento.
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El tiempo es la variable que se afecta con la falta de destreza y la aparición de problemas inesperados. Por eso es que la clave está en los testeos de integración y la destreza lograda en el entrenamiento previo al lanzamiento.
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Cómo evitar una implementación traumática
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Pros y contras de una implementación Directa;
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Pros y contras de una implementación Gradual;
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Pros y contras de una implementación por Cliente;
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Pros y contras de una implementación por Artículo;
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Pros y contras de una implementación por Proceso;
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Tener un Plan B
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Cada proyecto tiene su propio escenario y le corresponde un diseño especial de implementación. Lo ideal es una implementación gradual, y en la mayoría de los casos es posible. En DIS Informática hemos realizado implementaciones graduales donde el sistema anterior y el nuevo conviven sin problemas, evitándose el trauma de la implementación directa. Es un procedimiento que tiene el éxito asegurado y es totalmente posible.
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Cómo encarar la capacitación, el entrenamiento y los testeos en campo
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Capacitación a Gerentes;
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Capacitación a Supervisores;
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Los supervisores tienen que tener dominio de los procesos, en particular de la resolución de incidentes, porque en el lanzamiento, al primer escollo, los operarios irán al supervisor a consultar cómo resolver el incidente. Mientras eso ocurre, se detiene la operación y el tiempo corre.
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Capacitación a Líderes;
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Capacitación a Operarios;
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Es importante que los operarios reciban todo el apoyo de los entrenadores. Lo ideal es que sean los supervisores quienes entrenen a los operarios y que el personal especializado en el WMS sea personal de apoyo en las jornadas de capacitación.
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Entrenamientos, Testeos de Campo
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Realizar el entrenamiento en el depósito es complejo. Operar en el depósito debiera quedar para la etapa de testeo más que la etapa de capacitación y entrenamiento. Para los operarios es mucho más productivo entrenarse en una oficina o sala de capacitación.
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Llegando a la puesta en marcha cumpliendo lo prometido
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Tiempos del proyecto;
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Un proyecto sin deficiencias es un proyecto enmarcado en los costos y los tiempos comprometidos al inicio.
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Comité de seguimiento;
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Son indispensables las reuniones de seguimiento. Este comité debe estar liderado por un alto responsable de la organización, con autoridad sobre todo el personal involucrado en la logística.
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El rol del Gerente del Proyecto;
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El gerente o líder del proyecto es quien reúne los conocimientos de los procesos logísticos de su organización y tiene la capacidad de aprender a utilizar la herramienta con rapidez, como para dar soporte al personal, El gerente del proyecto no sólo debe administrar las fechas del Gantt y los recursos, debe intervenir con conocimiento en cada una de sus etapas.
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Es esencial que el personal especializado en el wms conozca su herramienta a la perfección y cuente con una sobrada experiencia en implementaciones. No se arriesgue a poner en el proyecto a personal sin la suficiente experiencia o sin un profundo conocimiento de la herramienta. Debe exigirse esta condición al proveedor del WMS
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